Die beste Office Suite für das Gesundheitswesen 2026

1. Kostenstruktur

Überprüfen Sie die Gesamtkosten der Software, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungskosten und eventueller laufender Gebühren.

Klären Sie, ob es sich um eine Einmalzahlung oder eine Abonnementgebühr handelt, und wie sich dies langfristig auf Ihr Budget auswirkt. Klären Sie ab, welche Kosten für Updates anfallen.

2. Funktionen

Stellen Sie sicher, dass die Office Suite alle erforderlichen Funktionen für Ihre Praxis, Ihre Gesundheitseinrichtung oder Ihr Spital bietet. Bedenken Sie aber auch, dass die meisten Lösungen mit Funktionen überladen sind, und dass oftmals nur Basisfunktionen wie das Betrachten von Word-Dokumenten benötigt wird. Benötigen Sie kollaborative Funktionen, wo mehrere Benutzer zeitgleich an einem Dokument arbeiten können? Erwägen Sie auch unterschiedlichen Benutzergruppen unterschiedliche Lösungen bereitzustellen.

3. Infrastruktur

Klären Sie ab, auf welcher Infrastruktur die Office Suite betrieben wird. Handelt es sich um eine Cloud-Lösung, welche im Browser aufgerufen werden kann? Oder bevorzugen Sie eine lokal installierte Software.

Je nach Lösung sind weitere Überlegungen betr. Updates und Software-Verteilung von Bedeutung.

4. Skalierbarkeit

Prüfen Sie, ob die Office-Lösung mit dem Wachstum Ihrer Einrichtung skalierbar ist. Sie sollten sicherstellen, dass die Anforderungen auch in Zukunft erfüllt werden.

Können die Lizenzen problemlos erweitert werden? Kann dies selbständig gemanaged werden oder müssen Sie jedes mal den Support kontaktieren?

5. Zusammenspiel mit Ihrer Primärsoftware

Das Zusammenspiel Ihrer Office Lösung mit Ihrem PIS, AIS oder KIS ist unter umständen wichtig, da nicht jede Primärsoftware eine Lösung integriert hat. Klären Sie die Anforderungen mit Ihrem Hersteller.

6. Interoperabilität

Interoperabilität bei Office-Suites ist wichtig, damit Dokumente, Tabellen und Präsentationen unabhängig vom Anbieter korrekt geöffnet, bearbeitet und ausgetauscht werden können. Sie verhindert Lock-in-Effekte, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Organisationen und stellt sicher, dass Daten langfristig zugänglich bleiben. Besonders sinnvoll sind dabei offene und etablierte Formate wie ODF (OpenDocument), PDF/A, sowie die weit verbreiteten DOCX, XLSX und PPTX, die einen zuverlässigen und nachhaltigen Datenaustausch ermöglichen.

7. Onboarding und Support

Ist die gewählte Lösung selbsterklärend oder ist eine Schulung notwendig.

Ist es notwendig lokal Installationen vorzunehmen oder die Software zu verteilen? Wer führt diese Installationen und Konfigurationen durch? Welche Kosten entstehen dadurch?

Überprüfen Sie die Supportoptionen der Software, sowohl hinsichtlich der Reaktionszeit, der zeitlichen Verfügbarkeit als auch der Kosten.

8. Updates, Wartung und Ausfälle

Informieren Sie sich über die Kosten und den Zeitplan für Software-Updates und Wartungsleistungen. Sind Software-Updates im Preis inbegriffen oder müssen sie separat bezahlt werden? Ist während den Updates mit Betriebsunterbrüchen zu rechnen?

Erkundigen Sie sich über Systemausfälle und Ausfallsicherheit der gewählten Lösung. Systemausfälle können Ihren Betrieb massgeblich einschränken und können im schlimmsten Fall Patienten gefährden.

9. Datensicherheit und Complicance

Achten Sie darauf, dass die Kommunikations-Software den Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsstandards entspricht, die für Gesundheitsdaten in Ihrem Land erforderlich sind. Prüfen insbesondere ob die Daten beim Transfer und im Speicher verschlüsselt, ob die Daten sicher übertragen werden und wo die Daten abgelegt sind. Klären sie auch welche Daten auf dem Endgerät hinterlassen werden und ob “ Zero-Footprint ” Teil des Konzeptes ist.

10. Referenzen und Bewertungen

Lesen Sie Bewertungen von Softwarebenutzern. Erkundigen Sie sich nach Referenzen und sprechen Sie direkt mit anderen Nutzern über ihre Erfahrungen. Manchmal ist auch eine persönliche Beratung der richtige Weg.

11. Spezifische Anforderungen in ihrem Land

Berücksichtigen Sie lokale Software. Dadurch ist gewährleistet, dass die in Ihrem Land gültigen gesetzlichen Anforderungen und Standards eingehalten werden. Insbesondere Datenschutzgesetze sind international nicht einheitlich. Das neue Schweizer DSG ist glücklicherweise auf die europäische DSGVO abgestimmt worden. Ausserhalb der EU kann die Gesetzeslage aber deutlich abweichen, womit entsprechende Lösungen mit erheblichen Risiken verbunden sind.

12. Langfristige Kosten-Nutzen Analyse

Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um sicherzustellen, dass die die Software die Rentabilität ihrer Praxis unterstützt.

Falls Ihre Software die Effizienz Ihrer Praxis besser unterstützt als die Alternative, dann werden sich Mehrkosten in den meisten Fällen rasch amortisieren.