Pour les cabinets médicaux suisses
Gestion documentaire au cabinet médical : directement dans le logiciel de cabinet.
Au cabinet médical, la gestion documentaire signifie que chaque document reçu se trouve chez le bon patient, nommé de façon uniforme, dans le dossier patient. Unomed lit les rapports, les résultats et les demandes d’admission, propose le patient et le nom du fichier et prépare le classement dans votre logiciel de cabinet, le système d’information du cabinet (PIS). Votre équipe vérifie et valide. Vous n’avez pas besoin d’introduire un système séparé de gestion électronique des documents (GED).
- Conserver le logiciel de cabinet
- Validation par votre équipe
- Données en Suisse
État au 13 novembre 2026
Vue originale de l’extension Unomed
Définition
Qu’est-ce que la gestion documentaire au cabinet médical ?
La gestion documentaire recouvre tout ce qui arrive à un document entre sa réception et son archivage : le saisir, l’attribuer au patient, le nommer, le classer, le retrouver, le transmettre et le conserver. En entreprise, c’est le rôle d’un système de gestion électronique des documents, la GED.
Au cabinet médical, les documents médicaux ont leur place dans le dossier patient, tenu par le logiciel de cabinet, aussi appelé système d’information du cabinet (PIS). Le classement des documents y existe déjà. Le travail se situe avant : quelqu’un ouvre chaque PDF, le lit, cherche le patient, nomme le fichier et le range dans le bon dossier. C’est cette partie qu’Unomed prépare.
Cinq tâches que chaque cabinet doit résoudre
Regrouper les arrivées
Demandes d’admission, rapports médicaux et résultats de laboratoire arrivent par e-mail, HIN, courrier et fax. Une boîte de réception numérique commune évite qu’un document reste en attente.
Attribuer au patient
Le nom, la date de naissance et l’expéditeur déterminent le dossier auquel appartient un document. Les confusions sont ici le principal risque.
Nommer de façon uniforme
La date, le patient et le type de document dans le nom du fichier permettent de le retrouver des années plus tard, pour toute l’équipe.
Classer dans le dossier patient
Le document a sa place dans le dossier du logiciel de cabinet, pas dans un répertoire sur un disque ni dans une boîte e-mail personnelle.
Transmettre et conserver
Les rapports sont envoyés chiffrés aux médecins adresseurs. Le dossier patient reste disponible pendant toute la durée légale de conservation.
Un exemple tiré d’Unomed Flows
De la boîte de réception au dossier patient
Unomed lit, nomme et attribue. Votre équipe confirme. Représentation schématique avec des données fictives.
Hans Hüppi
Déroulement
De la réception au classement dans le dossier.
Le processus est configuré et testé pour votre cabinet. Ces quatre étapes restent les mêmes.
Réception
Les pièces jointes de la boîte e-mail du cabinet arrivent dans l’entrée Unomed grâce à l’Inbox IA. La manière dont les documents de la boîte HIN, le courrier papier numérisé et les envois d’autres canaux y parviennent est clarifiée lors de la mise en place.
Lire et attribuer
Flows lit le type de document, la date et les données du patient et propose le dossier correspondant. Une attribution incertaine est clarifiée avant le classement.
Nommer et préparer
Le nom du fichier suit votre convention. Flows prépare le classement dans le dossier et travaille sur l’interface de votre logiciel de cabinet, sans accès à sa base de données.
Vérifier et valider
Votre équipe contrôle l’attribution et le contenu. Les étapes préparées ne sont exécutées qu’après validation. Chaque exécution est journalisée.
Les résultats de l’IA peuvent être incomplets ou erronés. C’est pourquoi Unomed ne propose délibérément pas de classement sans validation.
Voir l’automatisation par l’IA avec FlowsComparaison
GED, logiciel de cabinet ou les deux ?
Trois voies mènent à une gestion ordonnée des documents. Le bon choix dépend de l’endroit où vos documents médicaux doivent se trouver à la fin et de qui se charge de l’attribution.
| Question | GED séparée | Classement dans le logiciel seul | Logiciel de cabinet avec Unomed |
|---|---|---|---|
| Où se trouve le document ? | Dans une archive distincte, à côté du dossier patient. | Dans le dossier du patient. | Dans le dossier du patient, dans votre logiciel de cabinet. |
| Qui l’attribue au patient ? | Votre équipe. La GED ne connaît les patients du logiciel de cabinet que si une liaison existe. | Votre équipe, document par document. | Flows propose le patient et le dossier. Votre équipe vérifie et valide. |
| Qui nomme le fichier ? | Des règles ou un travail manuel, selon le système. | Votre équipe, à la main. | Flows, selon votre convention, avec validation. |
| Qu’est-ce qui change au quotidien ? | Un système de plus, avec sa propre recherche, ses droits et sa formation. | Rien. La charge de travail reste. | Le logiciel de cabinet reste. Une extension de navigateur s’y ajoute. |
| Pour quel usage ? | Contrats, gestion de la qualité, documents du personnel et de la comptabilité. | Peu de documents reçus par jour. | Beaucoup de rapports, de résultats et de demandes d’admission reçus. |
Les colonnes décrivent des approches types, pas des produits particuliers. Pour les documents administratifs hors dossier patient, une GED peut rester utile. Unomed ne remplace ni une telle GED ni votre logiciel de cabinet.
Types de documents
Les documents que votre cabinet organise ainsi.
Commencez par le type de document que vous recevez le plus souvent. Les autres suivent dès que le premier processus est en place.
Demandes d’admission
Flows lit dans le PDF les données du patient et du médecin adresseur et prépare leur saisie dans le logiciel de cabinet ainsi que la confirmation de réception.
Voir des exemples de FlowsRapports médicaux et de sortie
Les rapports reçus sont lus, nommés et attribués au dossier. Pour vos propres rapports, la dictée devient un projet structuré.
Rapport médical : structure et modèleRésultats de laboratoire
Possible sous forme de processus : attribuer les résultats de laboratoire au patient, signaler les valeurs anormales et trier par urgence.
Voir Unomed FlowsImages et études DICOM
Les études de radiographie, de CT et d’IRM vont dans le PACS, le rapport dans le dossier patient. Dans Unomed PACS, vous ouvrez les études dans la visionneuse et les transmettez en toute sécurité aux médecins adresseurs.
Voir Unomed PACSStockage partagé du cabinet
Les documents, images et études DICOM que vous partagez en équipe ou avec des partenaires sont stockés chiffrés dans Cloud Storage, dans des centres de données suisses.
Voir Cloud StorageLogiciels de cabinet
Avec quels logiciels de cabinet cela fonctionne-t-il ?
Unomed travaille sur l’interface web de votre logiciel de cabinet, comme votre assistante médicale. Pour les processus pris en charge, aucune interface spécifique de l’éditeur n’est nécessaire. Ces systèmes basés sur le web figurent aujourd’hui sur la liste :
- Swiss-MRPartenaire
- AxenitaPartenaire
- inSuitePartenaire
- NereidaPartenaire
- ePaadPartenaire
- roaadentPartenaire
- E-PAT
- curaMED
- Rockethealth
- MediCloud MED
- Pracmedio
- E-Medicus
- Medi Online
- Denteo
- HealthAdvisor
- Latido
Nous collaborons officiellement avec les éditeurs désignés comme partenaires. La liste donne une vue d’ensemble. Nous vérifions pour votre processus quelles étapes sont possibles dans votre système et votre version. Pour les programmes de bureau sans interface dans le navigateur, contactez-nous, nous examinons la connexion.
Modules et prix
Ce qu’il vous faut pour la gestion documentaire.
Unomed est modulaire. Ces trois modules comptent pour le classement des documents. Vous prenez ce dont votre processus a besoin.
Inbox IA
dès CHF 49 par moispour les cabinets de 1 à 3 médecins
Amène les pièces jointes de la boîte e-mail du cabinet dans l’entrée et propose le patient.
Flows
dès CHF 149 par moispour les cabinets de 1 à 3 médecins
Lit les documents, les nomme et prépare le classement dans le logiciel de cabinet.
Connect
Gratuit jusqu’à 25 personnes
Messages et documents chiffrés au sein de l’équipe et avec les médecins adresseurs.
Tous les prix en CHF par mois, hors TVA. D’éventuels frais uniques de mise en place figurent dans l’offre. Prix d’entrée, pas un prix global. Nous clarifions ensemble les modules nécessaires à votre processus. Les cabinets plus grands reçoivent une offre.
Protection des données et conservation
Les données des patients en Suisse, le dossier patient dans votre système.
Selon la loi fédérale sur la protection des données (LPD), les données de santé sont des données sensibles. Pour la gestion documentaire, cela signifie des accès clairs, des étapes traçables et un lieu de stockage que vous connaissez.
Hébergement en Suisse
Unomed est hébergé dans des centres de données suisses. Les données de vos patients ne servent pas à entraîner des modèles d’IA.
Seulement le nécessaire
Seul l’extrait nécessaire est transmis, pas tout le dossier.
Une proposition, jamais une exécution
Unomed propose, votre équipe valide. Chaque proposition peut être modifiée ou rejetée.
Vérifiable après coup
Chaque exécution est journalisée. Vous voyez ce qui a été lu et ce qui a été écrit.
Obligation de conservation : 20 ans comme repère
Selon le guide de la FMH, le dossier médical doit être conservé 20 ans après la fin du traitement, en raison du délai de prescription en droit de la responsabilité. Les lois cantonales sur la santé prévoient au moins 10 ans ; le droit applicable au lieu de votre cabinet est déterminant. Unomed prépare le classement dans votre logiciel de cabinet. Vos règles actuelles de conservation, de sauvegarde et d’accès continuent de s’y appliquer.
FMH : guide pour la conservation et l’archivage, version 03/2023 (PDF, en allemand) · État au 13 novembre 2026
Mise en place
Introduire la gestion documentaire : cinq questions avant de commencer.
Quels documents arrivent, et à quelle fréquence ?
Pendant une semaine, comptez les demandes d’admission, les rapports et les résultats par canal. Le cas le plus fréquent devient votre premier processus.
Où arrivent les documents ?
Boîte e-mail du cabinet, HIN, scanner, fax : notez qui relève aujourd’hui quel canal, et à quelle fréquence.
Comment s’appelle un document ?
Fixez une convention, par exemple date, patient et type de document. Elle vaut ensuite pour les personnes et pour Flows.
Qui vérifie et valide ?
Désignez qui contrôle les attributions et qui décide en cas de doute.
Que sait faire votre logiciel de cabinet ?
Notez le système et la version. Nous vérifions quelles étapes peuvent être préparées sur son interface.
Questions sur la gestion documentaire au cabinet médical
Un cabinet médical a-t-il besoin de son propre système de gestion électronique des documents (GED) ?
Pour les documents médicaux, en règle générale non : ils ont leur place dans le dossier patient, tenu par le logiciel de cabinet. Une GED séparée peut être utile pour les contrats, la gestion de la qualité et les documents du personnel. L’essentiel est que les rapports et les résultats reçus arrivent de manière fiable chez le bon patient.
Quel est le meilleur système de gestion documentaire pour un cabinet médical ?
Cela dépend des documents. Un logiciel de GED classique avec des règles de conservation convient aux documents administratifs. Pour les rapports, les résultats et les demandes d’admission, le système déterminant est celui qui tient le dossier patient, donc votre logiciel de cabinet. Unomed le complète par la lecture, le nommage et l’attribution des documents reçus.
La gestion documentaire fonctionne-t-elle avec notre logiciel de cabinet ?
Unomed travaille sur l’interface web du logiciel de cabinet et n’a pas besoin d’une interface de l’éditeur pour les processus pris en charge. La liste comprend des systèmes basés sur le web comme Swiss-MR, Axenita, inSuite et curaMED. Nous vérifions le système, la version et les étapes souhaitées pour votre cabinet. Pour les programmes de bureau sans interface dans le navigateur, nous clarifions la connexion avec vous.
Unomed peut-il classer automatiquement les rapports médicaux et les résultats de laboratoire reçus ?
Flows lit les informations, propose le patient, le nom du fichier et le dossier et prépare le classement. Celui-ci est exécuté après la validation de votre équipe. Unomed ne propose délibérément pas de classement sans contrôle : les résultats de l’IA peuvent être erronés, et la responsabilité du dossier patient reste au cabinet.
Combien de temps les documents doivent-ils être conservés au cabinet médical ?
Selon le guide de la FMH, le dossier médical doit être conservé 20 ans après la fin du traitement. Les lois cantonales sur la santé prévoient au moins 10 ans ; le droit applicable au lieu du cabinet est déterminant. Les documents commerciaux comme les factures se conservent 10 ans selon le Code des obligations.
Comment sauvegarder les documents et les données des patients au cabinet médical ?
Le dossier patient est sauvegardé avec votre logiciel de cabinet ; clarifiez la sauvegarde et la restauration avec son éditeur. Unomed est hébergé dans des centres de données suisses. Définissez en outre qui peut accéder à quoi, et évitez de stocker des documents dans des boîtes e-mail personnelles ou sur des appareils individuels.
Quelle est la différence entre gestion documentaire et documentation médicale ?
La documentation médicale consigne le traitement : anamnèse, résultats, diagnostics et évolution. La gestion documentaire organise les fichiers qui en résultent ou qui arrivent de l’extérieur. Les deux se rejoignent dans le dossier patient. Unomed soutient les deux : Flows pour le classement, Dictée et Ambient IA pour la rédaction.
Combien coûte la gestion documentaire avec Unomed ?
L’Inbox IA coûte dès CHF 49 et Flows dès CHF 149 par mois, pour les cabinets de 1 à 3 médecins, hors TVA. Le messenger Connect est gratuit jusqu’à 25 personnes. Les cabinets plus grands reçoivent une offre.
Combien de documents votre équipe classe-t-elle encore à la main ?
Pour une estimation, il suffit de connaître votre logiciel de cabinet, les canaux d’arrivée et un exemple de document anonymisé. Nous montrons le processus de la réception à la validation et clarifions l’étendue et les coûts.