Für Schweizer Arztpraxen
Dokumentenmanagement für die Arztpraxis: direkt im Praxisinformationssystem.
Dokumentenmanagement in der Arztpraxis heisst: Jedes eingehende Dokument liegt beim richtigen Patienten, einheitlich benannt, in der Krankengeschichte. Unomed liest Berichte, Befunde und Zuweisungen, schlägt Patient und Dateiname vor und bereitet die Ablage in Ihrem Praxisinformationssystem (PIS) vor. Ihr Team prüft und gibt frei. Ein separates Dokumentenmanagementsystem (DMS) müssen Sie dafür nicht einführen.
- Praxissoftware behalten
- Freigabe durch Ihr Team
- Daten in der Schweiz
Stand: 13. November 2026
Originalansicht der Unomed-Erweiterung
Begriff
Was ist Dokumentenmanagement in der Arztpraxis?
Dokumentenmanagement umfasst alles, was mit einem Dokument zwischen Eingang und Archiv geschieht: erfassen, dem Patienten zuordnen, benennen, ablegen, wiederfinden, weitergeben und aufbewahren. In Unternehmen übernimmt das ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS.
In der Arztpraxis gehören medizinische Dokumente in die Krankengeschichte, und die führt das Praxisinformationssystem (PIS), auch Praxissoftware genannt. Die Dokumentenablage ist dort bereits vorhanden. Die Arbeit entsteht davor: Jemand öffnet jedes PDF, liest es, sucht den Patienten, benennt die Datei und legt sie ins richtige Dossier. Diesen Teil bereitet Unomed vor.
Fünf Aufgaben, die jede Praxis lösen muss
Eingang bündeln
Zuweisungen, Arztberichte und Laborbefunde kommen per E-Mail, HIN, Post und Fax. Ein gemeinsamer digitaler Posteingang verhindert, dass etwas liegen bleibt.
Dem Patienten zuordnen
Name, Geburtsdatum und Absender entscheiden, in welches Dossier ein Dokument gehört. Verwechslungen sind hier das grösste Risiko.
Einheitlich benennen
Datum, Patient und Dokumenttyp im Dateinamen machen ein Dokument auch Jahre später auffindbar, für das ganze Team.
In der Krankengeschichte ablegen
Das Dokument gehört ins Dossier im Praxisinformationssystem, nicht in einen Ordner auf dem Laufwerk oder in ein persönliches Postfach.
Weitergeben und aufbewahren
Berichte gehen verschlüsselt an Zuweiser. Die Krankengeschichte bleibt über die gesetzliche Frist hinweg verfügbar.
Beispiel aus Unomed Flows
Vom Posteingang in die Krankengeschichte
Unomed liest, benennt und ordnet zu. Ihr Team bestätigt. Schematische Darstellung mit erfundenen Daten.
Hans Hüppi
Ablauf
Vom Eingang bis zur Ablage im Dossier.
Der Ablauf wird für Ihre Praxis eingerichtet und getestet. Diese vier Schritte bleiben dabei gleich.
Eingang
Anhänge aus Ihrem Praxispostfach gelangen über die KI-Inbox in den Unomed-Eingang. Wie Dokumente aus dem HIN-Postfach, gescannte Papierpost und Eingänge aus weiteren Kanälen dorthin gelangen, klären wir bei der Einrichtung.
Lesen und zuordnen
Flows liest Dokumenttyp, Datum und Patientenangaben und schlägt das passende Dossier vor. Eine unklare Zuordnung wird vor der Ablage geklärt.
Benennen und vorbereiten
Der Dateiname entsteht nach Ihrer Konvention. Flows bereitet die Ablage im Dossier vor und arbeitet dabei auf der Oberfläche Ihres Praxisinformationssystems, ohne Zugriff auf dessen Datenbank.
Prüfen und freigeben
Ihr Team kontrolliert Zuordnung und Inhalt. Erst nach der Freigabe werden die vorbereiteten Schritte übernommen. Jeder Lauf ist protokolliert.
KI-Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein. Eine Ablage ohne Freigabe bietet Unomed deshalb bewusst nicht an.
KI-Automatisierung mit Flows ansehenEinordnung
DMS, Praxisinformationssystem oder beides?
Drei Wege führen zu einer geordneten Dokumentenverwaltung. Welcher passt, hängt davon ab, wo Ihre medizinischen Dokumente am Ende liegen sollen und wer die Zuordnung übernimmt.
| Frage | Separates DMS | Ablage im PIS allein | PIS mit Unomed |
|---|---|---|---|
| Wo liegt das Dokument? | In einem eigenen Archiv neben der Krankengeschichte. | Im Dossier des Patienten. | Im Dossier des Patienten in Ihrem PIS. |
| Wer ordnet dem Patienten zu? | Ihr Team. Ob das DMS die Patienten aus dem PIS kennt, hängt von der Anbindung ab. | Ihr Team, Dokument für Dokument. | Flows schlägt Patient und Dossier vor. Ihr Team prüft und gibt frei. |
| Wer benennt die Datei? | Je nach System Regeln oder Handarbeit. | Ihr Team von Hand. | Flows nach Ihrer Konvention, mit Freigabe. |
| Was ändert sich im Alltag? | Ein weiteres System mit eigener Suche, eigenen Rechten und eigener Schulung. | Nichts. Der Aufwand bleibt. | Das PIS bleibt. Dazu kommt eine Browser-Erweiterung. |
| Wofür geeignet? | Verträge, Qualitätsmanagement, Personal- und Buchhaltungsunterlagen. | Wenige eingehende Dokumente pro Tag. | Viele eingehende Berichte, Befunde und Zuweisungen. |
Die Spalten beschreiben typische Lösungswege, keine einzelnen Produkte. Für Verwaltungsunterlagen ausserhalb der Krankengeschichte kann ein DMS sinnvoll bleiben. Unomed ersetzt weder ein solches DMS noch Ihr Praxisinformationssystem.
Dokumentarten
Welche Dokumente Ihre Praxis damit ordnet.
Beginnen Sie mit der Dokumentart, die bei Ihnen am häufigsten eintrifft. Weitere kommen dazu, sobald der erste Ablauf sitzt.
Zuweisungen
Flows liest Patientenangaben und Zuweiser aus dem PDF und bereitet die Erfassung im Praxissystem und die Eingangsbestätigung vor.
Beispiele für Flows ansehenArzt- und Austrittsberichte
Eingehende Berichte werden gelesen, benannt und dem Dossier zugeordnet. Für eigene Berichte entsteht aus dem Diktat ein strukturierter Entwurf.
Arztbericht: Aufbau und VorlageLaborbefunde
Als Workflow möglich: Laborbefunde dem Patienten zuordnen, auffällige Werte markieren und nach Dringlichkeit sortieren.
Unomed Flows ansehenBilder und DICOM-Studien
Röntgen-, CT- und MR-Studien gehören ins PACS, der Befund in die Krankengeschichte. Im Unomed PACS öffnen Sie die Studien im Viewer und geben sie sicher an Zuweiser weiter.
Unomed PACS ansehenGeteilte Praxisablage
Dokumente, Bilder und DICOM-Studien, die Sie im Team oder mit Partnern teilen, liegen verschlüsselt im Cloud Storage in Schweizer Rechenzentren.
Cloud Storage ansehenPraxisinformationssysteme
Mit welchen Praxisinformationssystemen funktioniert das?
Unomed arbeitet auf der Weboberfläche Ihrer Praxissoftware, so wie Ihre MPA. Für unterstützte Abläufe braucht es keine eigene Schnittstelle des Herstellers. Diese webbasierten Systeme stehen heute auf der Liste:
- Swiss-MRPartner
- AxenitaPartner
- inSuitePartner
- NereidaPartner
- ePaadPartner
- roaadentPartner
- E-PAT
- curaMED
- Rockethealth
- MediCloud MED
- Pracmedio
- E-Medicus
- Medi Online
- Denteo
- HealthAdvisor
- Latido
Mit den als Partner bezeichneten Häusern arbeiten wir offiziell zusammen. Die Liste gibt einen Überblick. Welche Schritte in Ihrem System und Ihrer Version möglich sind, prüfen wir für Ihren Ablauf. Für Desktop-Programme ohne Browser-Oberfläche sprechen Sie uns an, wir prüfen die Anbindung.
Bausteine und Preise
Was Sie für das Dokumentenmanagement brauchen.
Unomed ist modular. Für die Dokumentenablage sind diese drei Bausteine relevant. Sie nehmen, was Ihr Ablauf braucht.
KI-Inbox
ab CHF 49 pro Monatfür Praxen mit 1–3 Ärzten
Bringt Anhänge aus dem Praxispostfach in den Eingang und schlägt den Patienten vor.
Flows
ab CHF 149 pro Monatfür Praxen mit 1–3 Ärzten
Liest Dokumente, benennt sie und bereitet die Ablage im Praxisinformationssystem vor.
Connect
Gratis bis 25 Personen
Verschlüsselte Nachrichten und Dokumente im Team und mit Zuweisern.
Alle Preise in CHF pro Monat, exkl. MwSt. Allfällige einmalige Einrichtungskosten sind in der Offerte ausgewiesen. Einstiegspreise, kein Komplettpreis. Welche Bausteine Ihr Ablauf braucht, klären wir gemeinsam. Grössere Praxen erhalten eine Offerte.
Datenschutz und Aufbewahrung
Patientendaten in der Schweiz, die Krankengeschichte in Ihrem System.
Gesundheitsdaten sind nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) besonders schützenswert. Für das Dokumentenmanagement heisst das: klare Zugriffe, nachvollziehbare Schritte und ein Speicherort, den Sie kennen.
Hosting in der Schweiz
Unomed wird in Schweizer Rechenzentren gehostet. Ihre Patientendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Nur so viel wie nötig
Übermittelt wird der nötige Ausschnitt, nicht das ganze Dossier.
Vorschlag, nie Vollzug
Unomed legt vor, Ihr Team gibt frei. Jeder Vorschlag lässt sich ändern oder verwerfen.
Im Nachhinein prüfbar
Jeder Lauf ist protokolliert. Sie sehen, was gelesen und was geschrieben wurde.
Aufbewahrungspflicht: 20 Jahre als Richtwert
Gemäss dem Leitfaden der FMH ist die Krankengeschichte wegen der Verjährungsfrist im Haftungsrecht 20 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Die kantonalen Gesundheitsgesetze sehen mindestens 10 Jahre vor; massgeblich ist das Recht am Standort Ihrer Praxis. Unomed bereitet die Ablage in Ihrem Praxisinformationssystem vor. Dort gelten Ihre bestehenden Regeln für Aufbewahrung, Sicherung und Zugriff weiter.
FMH: Leitfaden für die Aufbewahrung und Archivierung, Version 03/2023 (PDF) · Stand: 13. November 2026
Einführung
Dokumentenmanagement einführen: fünf Fragen vor dem Start.
Welche Dokumente kommen wie oft?
Zählen Sie eine Woche lang Zuweisungen, Berichte und Befunde je Eingangskanal. Der häufigste Fall wird Ihr erster Ablauf.
Wo liegt der Eingang?
Praxispostfach, HIN, Scanner, Fax: Halten Sie fest, wer heute welchen Kanal leert und wie oft.
Wie heisst ein Dokument?
Legen Sie eine Konvention fest, zum Beispiel Datum, Patient und Dokumenttyp. Sie gilt danach für Menschen und für Flows.
Wer prüft und gibt frei?
Bestimmen Sie, wer Zuordnungen kontrolliert und wer bei Unklarheiten entscheidet.
Was kann Ihr Praxisinformationssystem?
Notieren Sie System und Version. Wir prüfen, welche Schritte sich auf seiner Oberfläche vorbereiten lassen.
Fragen zum Dokumentenmanagement in der Arztpraxis
Braucht eine Arztpraxis ein eigenes Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Für medizinische Dokumente in der Regel nicht: Sie gehören in die Krankengeschichte, und die führt das Praxisinformationssystem. Ein separates DMS kann für Verträge, Qualitätsmanagement und Personalunterlagen sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass eingehende Berichte und Befunde zuverlässig beim richtigen Patienten landen.
Welches ist das beste Dokumentenmanagementsystem für eine Arztpraxis?
Das hängt von den Unterlagen ab. Für Verwaltungsdokumente eignet sich eine klassische DMS-Software mit Aufbewahrungsregeln. Für Berichte, Befunde und Zuweisungen ist das System massgebend, das die Krankengeschichte führt, also Ihr Praxisinformationssystem. Unomed ergänzt es um das Lesen, Benennen und Zuordnen eingehender Dokumente.
Funktioniert das Dokumentenmanagement mit unserem Praxisinformationssystem?
Unomed arbeitet auf der Weboberfläche der Praxissoftware und braucht für unterstützte Abläufe keine Schnittstelle des Herstellers. Auf der Liste stehen webbasierte Systeme wie Swiss-MR, Axenita, inSuite und curaMED. System, Version und gewünschte Schritte prüfen wir für Ihre Praxis. Bei Desktop-Programmen ohne Browser-Oberfläche klären wir die Anbindung mit Ihnen.
Kann Unomed eingehende Arztberichte und Laborbefunde automatisch ablegen?
Flows liest die Angaben, schlägt Patient, Dateiname und Dossier vor und bereitet die Ablage vor. Übernommen wird nach der Freigabe durch Ihr Team. Eine Ablage ohne Kontrolle bietet Unomed bewusst nicht an: KI-Ergebnisse können falsch sein, und die Verantwortung für die Krankengeschichte bleibt bei der Praxis.
Wie lange müssen Dokumente in der Arztpraxis aufbewahrt werden?
Gemäss dem Leitfaden der FMH ist die Krankengeschichte 20 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Die kantonalen Gesundheitsgesetze sehen mindestens 10 Jahre vor; massgeblich ist das Recht am Standort der Praxis. Für Geschäftsunterlagen wie Rechnungen gelten nach Obligationenrecht 10 Jahre.
Wie sichern wir Dokumente und Patientendaten in der Arztpraxis?
Die Krankengeschichte wird mit Ihrem Praxisinformationssystem gesichert; klären Sie Sicherung und Wiederherstellung mit dessen Anbieter. Unomed wird in Schweizer Rechenzentren gehostet. Legen Sie zusätzlich fest, wer worauf zugreifen darf, und vermeiden Sie Ablagen in persönlichen Postfächern oder auf einzelnen Geräten.
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und medizinischer Dokumentation?
Medizinische Dokumentation hält die Behandlung fest: Anamnese, Befunde, Diagnosen und Verlauf. Dokumentenmanagement ordnet die Dateien, die dabei entstehen oder von aussen eintreffen. Beides trifft sich in der Krankengeschichte. Unomed unterstützt beide Seiten: Flows bei der Ablage, Diktat und Ambient KI beim Schreiben.
Was kostet Dokumentenmanagement mit Unomed?
Die KI-Inbox kostet ab CHF 49 und Flows ab CHF 149 pro Monat, jeweils für Praxen mit 1 bis 3 Ärztinnen und Ärzten und exkl. MwSt. Der Messenger Connect ist bis 25 Personen gratis. Grössere Praxen erhalten eine Offerte.
Wie viele Dokumente legt Ihr Team heute von Hand ab?
Für eine Einschätzung genügen Ihre Praxissoftware, die Eingangskanäle und ein anonymisiertes Beispieldokument. Wir zeigen den Ablauf vom Eingang bis zur Freigabe und klären Umfang und Kosten.