Office comparison
The best office suite for healthcare 2026
This overview presents the best office suites for healthcare in 2025 and shows what sets them apart.
- the most complete overview
- first consultation free
- from Switzerland
The primary system (practice, hospital or radiology information system) is the central working software in healthcare. For running the business, but also for reading and editing patient documents, an office suite complements the primary system and keeps the organisation running smoothly. Alongside the range of functions and usability, questions of patient data protection have to be taken into account these days as well.
14 systems match
-
OpenXChange Award
Open-Xchange (OX) ist eine vielseitige E-Mail- und Groupware-Lösung, die E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben sowie Office-Funktionen in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung bündelt. Der Zugriff erfolgt webbasiert oder über gewohnte Mail-Programme und mobile Geräte. Je nach Anbieter kann Open-Xchange als Cloud-Dienst oder als lokal betriebene Lösung genutzt werden. Die Weboberfläche ist modern und übersichtlich gestaltet und die Bedienung intuitiv. Die genauen Spezifikationen können je nach Hosting-Partner variieren, teilweise sind auch kundenspezifische Anpassungen möglich. Der grösste Vorteil ist, dass die Daten bei europäischen Anbietern oder sogar im eigenen Rechenzentrum gespeichert sind. Gerade für Anwender im medizinischen oder anderen sensiblen Bereichen ist Datenschutz und digitaler Souveränität ein wesentlicher Entscheidungsfaktor.
4.0/ 5
based on 1 rating
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
Customer ratings
-
M 2025-12-24
Die optimale Lösung für den Gesundheitsbereich.
-
Collabora Award
Collabora Online ist eine browserbasierte Office-Suite auf Basis von LibreOffice, die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und Zeichnungen unterstützt und sich vollständig in die eigene IT-Infrastruktur integrieren lässt. Die Open-Source-Lösung bietet volle Kompatibilität mit Microsoft Office und Open Document Formaten, kann wahlweise selbst gehostet oder über Partner-Hosting genutzt werden und ist DSGVO-konform. Seit kurzem ist Collabora Office auch als native Desktop-Anwendung für Windows, macOS und Linux sowie als mobile Apps für Android und iOS verfügbar, wobei alle Versionen dieselbe Code-Basis und identische Benutzeroberfläche nutzen. Die Lösung richtet sich an Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen, die Wert auf Datensouveränität, Vendor-Lock-in-Vermeidung und nahtlose Integration mit Cloud-Speichern wie Nextcloud, ownCloud oder SharePoint legen.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
Nextcloud Office (mit Collabora oder OnlyOffice) Award
Nextcloud Office ist eine selbst gehostete, Open-Source Office-Suite der deutschen Nextcloud GmbH (Stuttgart), die auf Collabora Online oder onlyoffice basiert und Textverarbeitung (Write), Tabellenkalkulation (Spreadsheet), Präsentationen und Zeichnungen mit Echtzeit-Kollaboration bietet. Die Suite unterstützt alle wichtigen Formate (DOCX, XLSX, PPTX, ODF), funktioniert browserbasiert, ist tief in die Nextcloud-Plattform integriert (Files, Talk, Groupware, Calendar) und bietet KI-Funktionen über Nextcloud Assistant. Nextcloud Office zeichnet sich durch vollständige Datenkontrolle (On-Premise oder Private Cloud), DSGVO-Konformität, WYSIWYG-Darstellung und die Möglichkeit aus, Dokumente auch anonym über öffentliche Links zu bearbeiten. Die Lösung richtet sich datenschutzbewusste Organisationen, die eine Lösung mit maximaler Datensouveränität suchen.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
Onlyoffice Award
ONLYOFFICE ist eine Open-Source Office-Suite (AGPL 3.0), die Online-Editoren für Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare und PDF bietet und vollständig kompatibel zu Microsoft Office Formaten (DOCX, XLSX, PPTX) sowie OpenDocument Formaten ist. Die Lösung ist verfügbar als Desktop-Anwendung (Windows, Linux, macOS), mobile Apps (iOS, Android), webbasierte Editoren und als raumbasierte Kollaborationsplattform DocSpace mit End-to-End-Verschlüsselung. ONLYOFFICE bietet Echtzeit-Kollaboration, KI-gestützte Funktionen (Textgenerierung, OCR, Makro-Automatisierung), über 40 fertige Integrationen (Nextcloud, ownCloud, SharePoint, Moodle) und kann selbst gehostet oder als SaaS-Lösung genutzt werden. Die Suite richtet sich an Unternehmen jeder Größe sowie Bildungseinrichtungen, die eine DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft 365 mit voller Datenkontrolle und erweiterten Collaboration-Features wie Projektmanagement, CRM und Dokumentenmanagement suchen.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
Calligra Suite
Calligra Suite ist eine freie, quelloffene Office- und Grafik-Suite von KDE (LGPL 2+/GPL), die als Nachfolgeprojekt von KOffice entwickelt wurde und das OpenDocument Format (ODF) nativ verwendet. Die Suite umfasst Words (Textverarbeitung mit Desktop-Publishing), Sheets (Tabellenkalkulation), Stage (Präsentationen), Karbon (Vektorgrafik), Kexi (Datenbankmanagement), Plan (Projektmanagement) sowie Krita (Mal- und Bildbearbeitungsprogramm) und zeichnet sich durch enge Integration aller Komponenten mit gemeinsamen Bibliotheken und konsistenter Benutzeroberfläche aus. Calligra ist verfügbar für Linux-Desktop, teilweise für Windows, und unterstützt Microsoft Office Formate (DOC, DOCX) sowie Automatisierung über Python, Ruby und JavaScript. Die Lösung richtet sich primär an KDE-Nutzer und Linux-Anwender, die eine integrierte Office- und Kreativ-Suite mit erweiterten Funktionen über Standard-Office-Anwendungen hinaus suchen, wobei die Entwicklung weniger aktiv ist als bei konkurrierenden Projekten und einige Komponenten zeitweise entfernt wurden.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
CryptPad
CryptPad ist eine quelloffene, End-to-End-verschlüsselte kollaborative Office-Suite (AGPL-3.0) von XWiki SAS aus Paris, die Rich Text, Tabellenkalkulation (mit OnlyOffice-Integration), Präsentationen, Code/Markdown, Kanban, Whiteboard, Diagramme, Formulare und Umfragen in einer browserbasierten Umgebung vereint. Die Lösung verschlüsselt alle Daten clientseitig im Browser, sodass weder Serveradministratoren noch Dritte Zugriff auf Inhalte haben (Zero-Knowledge-Architektur), bietet Echtzeit-Kollaboration, Team-Drives, Kalender, Versionskontrolle und verschiedene Zugriffsstufen (Ansicht, Bearbeitung, einmalige Ansicht mit Selbstzerstörung). CryptPad ist verfügbar als gehosteter Service (CryptPad.fr in Frankreich, DSGVO-konform) oder zur Selbst-Hostierung, funktioniert ausschließlich im Browser ohne Desktop- oder Mobile-Apps, und bietet kostenlose sowie Premium-Abonnements. Die Lösung richtet sich an datenschutzbewusste Nutzer, Organisationen und Bildungseinrichtungen, die eine sichere Alternative zu Google Workspace oder Microsoft 365 mit vollständiger Datensouveränität und ohne Vendor Lock-in suchen.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
FreeOffice
FreeOffice ist eine kostenlose Office-Suite von SoftMaker, die TextMaker (Textverarbeitung), PlanMaker (Tabellenkalkulation) und Presentations (Präsentationen) umfasst und vollständig kompatibel mit Microsoft Office Formaten (DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX) sowie OpenDocument Formaten ist. Die proprietäre Freeware ist verfügbar für Windows, macOS und Linux (Desktop kostenlos, mobile Apps kostenpflichtig), bietet über 430 Rechenfunktionen in PlanMaker, Rechtschreibprüfung in 85 Sprachen, wahlweise Ribbon- oder klassische Menü-Oberfläche und direkte PDF-Erstellung. FreeOffice basiert auf der gleichen Code-Basis wie SoftMaker Office, verzichtet jedoch in der kostenlosen Version auf kommerzielle Wörterbücher, Thesaurus, Tab-basierte Dokumentverwaltung und einige erweiterte Funktionen der Kaufversion. Die Lösung richtet sich an Privatpersonen und Unternehmen, die eine kostenlose, leichtgewichtige Alternative zu Microsoft Office mit hoher Format-Treue suchen, wobei keine Cloud-Integration oder Echtzeit-Kollaboration angeboten wird.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
Google Workspace
Google Workspace ist eine cloudbasierte Produktivitäts- und Kollaborationsplattform mit abonnementbasiertem Lizenzmodell. Sie umfasst Anwendungen wie Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, Drive und Meet und kombiniert diese mit zentralen Cloud-Diensten für E-Mail, Dateispeicherung, Zusammenarbeit und Kommunikation. Die Plattform ermöglicht Echtzeit-Kollaboration, automatische Updates, KI-gestützte Funktionen (z. B. Gemini), integrierte Sicherheits- und Administrationsfunktionen sowie den orts- und geräteunabhängigen Zugriff über den Browser. Die Lösung richtet sich an Privatanwender sowie an Unternehmen und Organisationen, die eine schlanke, webbasiert ausgerichtete Arbeitsumgebung mit hoher Kollaborationsfähigkeit suchen. In der Praxis wird auch hier meist nur ein Teil des verfügbaren Funktionsumfangs tatsächlich genutzt. Kritisch zu betrachten sind insbesondere datenschutzrechtliche Fragestellungen, die Datenverarbeitung durch einen US-amerikanischen Anbieter, der Einfluss des Cloud Act, Fragen der digitalen Souveränität sowie die zunehmende Integration von KI-Funktionen wie Gemini. Gerade im medizinischen und behördlichen Umfeld sollte daher der Einsatz europäischer Alternativen mit klaren Datenschutz-, Hosting- und Governance-Konzepten stets sorgfältig geprüft werden.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
-
LibreOffice
LibreOffice ist eine kostenlose, quelloffene Office-Suite (Mozilla Public License v2.0) der Document Foundation, die als Nachfolgeprojekt von OpenOffice entwickelt wird und sechs Hauptanwendungen umfasst: Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellenkalkulation), Impress (Präsentationen), Draw (Vektorgrafiken), Base (Datenbanken) und Math (Formeleditor). Die Suite unterstützt das offene OpenDocument Format (ODF) nativ sowie Microsoft Office Formate (DOCX, XLSX, PPTX) und zahlreiche weitere Formate, ist verfügbar für Windows, macOS und Linux als Desktop-Anwendung sowie für Android und iOS mobil. LibreOffice bietet umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch über 600 Extensions, Makro-Programmierung mit LibreOffice Basic, Python und JavaScript, und kann über Collabora Online auch als webbasierte Lösung genutzt werden. Die Suite richtet sich an Privatpersonen, Bildungseinrichtungen, Behörden und Unternehmen, die eine vollwertige, kostenlose Office-Lösung ohne Vendor Lock-in und mit voller Datenkontrolle suchen.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
Microsoft 365
Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Produktivitätsplattform mit abonnementbasiertem Lizenzmodell. Sie kombiniert die klassischen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) mit Cloud-Diensten wie OneDrive (1 TB Speicher), Exchange Online und SharePoint. Die Suite ermöglicht Echtzeit-Kollaboration, automatische Updates, KI-gestützte Funktionen wie Copilot sowie den orts- und geräteunabhängigen Zugriff. Die Lösung richtet sich sowohl an Privatanwender als auch an Unternehmen, die flexible und skalierbare Cloud-Infrastrukturen mit integrierter Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen möchten. In der Praxis verwenden die meisten Anwenderinnen und Anwender jedoch nur einen kleinen Teil des verfügbaren Funktionsumfangs. Gleichzeitig geben Themen wie Datenschutz, der US-amerikanische Cloud Act, digitale Souveränität, wiederholte Preiserhöhungen sowie die teilweise ungefragte Integration der KI-Lösung Copilot Anlass zu kritischen Diskussionen. Insbesondere im medizinischen Umfeld sollte daher der Einsatz europäischer Alternativen mit klaren Datenschutz- und Hostingkonzepten stets sorgfältig geprüft werden.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
-
SoftMaker Office
SoftMaker Office ist eine proprietäre, DSGVO-konforme Office-Suite des deutschen Herstellers SoftMaker Software GmbH, die TextMaker (Textverarbeitung), PlanMaker (Tabellenkalkulation) und Presentations (Präsentationen) umfasst und DOCX, XLSX und PPTX als native Dateiformate verwendet. Die Suite zeichnet sich durch exzellente Kompatibilität mit Microsoft Office aus, ist verfügbar für Windows, macOS, Linux, iOS und Android, und bietet in der Professional/NX Universal Version Integration mit ChatGPT (Texterstellung), DeepL (Übersetzungen), Duden-Korrektor sowie Zotero-Anbindung für wissenschaftliches Arbeiten. SoftMaker Office ist erhältlich als Einmalkauf oder Jahresabo, unterstützt portable Installation auf USB-Stick, und bietet lokale Datenspeicherung ohne Cloud-Zwang. Die Lösung richtet sich an Privatpersonen und Unternehmen, die eine kostengünstige, datenschutzkonforme Alternative zu Microsoft Office mit hoher Format-Treue suchen, wobei erweiterte Kollaborationsfunktionen im Vergleich zu Cloud-Lösungen eingeschränkt sind.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
WPS Office
WPS Office ist eine proprietäre, KI-gestützte Office-Suite der chinesischen Kingsoft Corporation, die Writer (Textverarbeitung), Spreadsheet (Tabellenkalkulation), Presentation (Präsentationen) und PDF-Editor in einer All-in-One-Anwendung vereint und vollständig kompatibel zu Microsoft Office Formaten (DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX) ist. Die Suite ist verfügbar für Windows, macOS, Linux, iOS und Android, bietet eine kostenlose Version mit vollem Funktionsumfang (mit Werbung), WPS AI für KI-generierte Inhalte und Textbearbeitung, Cloud-Speicher (bis 20GB), über 10.000 Vorlagen sowie Integration mit Google Drive und Dropbox. WPS Office zeichnet sich durch ein kompaktes Installationspaket, Tab-basierte Oberfläche für mehrere Dokumente und starke Verbreitung in China aus, unterstützt jedoch kein OpenDocument Format (ODF). Die Lösung richtet sich an Privatpersonen und kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine kostenlose, Alternative zu Microsoft Office mit mobiler Funktionalität suchen. Die Lösung ist für sensible Daten nicht empfohlen und darum für das Gesundheitswesen ungeeignet!
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
-
Zetaoffice
ZetaOffice ist eine browserbasierte Office-Suite, die auf LibreOffice aufbaut und Textverarbeitung (Writer), Tabellenkalkulation (Calc) und Präsentationen (Impress) direkt im Webbrowser verfügbar macht. Die Open-Source-Lösung kann wahlweise selbst gehostet oder über CDN genutzt werden und bietet volle Kompatibilität mit bestehenden Office-Dokumenten sowie API-Integration über die LibreOffice UNO-Schnittstelle. Zusätzlich zur Web-Version ist ZetaOffice auch als native Desktop-Anwendung für Windows und Linux verfügbar (Beta). Die Software richtet sich an Unternehmen, die eine selbst gehostete Office-Lösung ohne Vendor Lock-in suchen und volle Kontrolle über ihre Daten behalten möchten.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- DSGVO/DSG
-
Zoho Workplace
Zoho Workplace ist eine cloudbasierte Produktivitäts- und Kollaborationssuite mit abonnementbasiertem Lizenzmodell. Sie umfasst Anwendungen wie Zoho Mail, Writer, Sheet, Show, WorkDrive, Cliq und Meeting und kombiniert diese zu einer integrierten Plattform für E-Mail, Dokumentenerstellung, Dateiverwaltung, Zusammenarbeit und Kommunikation. Die Suite bietet Echtzeit-Kollaboration, automatische Updates, integrierte KI-Funktionen (z. B. Zia), zentrale Administrations- und Sicherheitsfunktionen sowie den orts- und geräteunabhängigen Zugriff über den Browser. Die Lösung richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die eine funktional umfassende, vergleichsweise kosteneffiziente Cloud-Alternative zu den großen US-Plattformen suchen. Auch bei Zoho Workplace wird in der Praxis häufig nur ein Teil des verfügbaren Funktionsumfangs tatsächlich genutzt. Kritisch zu bewerten sind trotz des starken Datenschutz-Marketings von Zoho insbesondere die globale Datenverarbeitung, die teilweise außerhalb Europas erfolgt, sowie Fragen zur langfristigen digitalen Souveränität, Transparenz der Datenflüsse und zur zunehmenden Integration KI-basierter Funktionen wie Zia. Gerade im medizinischen und regulierten Umfeld sollte daher auch bei Zoho eine sorgfältige Prüfung der Hosting-Optionen, vertraglichen Garantien und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen erfolgen.
no rating yet
- Texteditor
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
Criteria for the decision
Buying software is an important decision that calls for organisational, technical and financial consideration.
Here are the 12 most important points to bear in mind for a sound choice:
1. Cost structure
Examine the
total cost
of the software, including licence fees, implementation costs, training costs and any recurring charges.
Establish whether it is a one-off payment or a subscription fee, and how that affects your budget in the long run. Establish what updates cost.
2. Functions
Make sure the office suite offers every required
function
for your practice, your healthcare organisation or your hospital. But bear in mind as well that most solutions are overloaded with functions, and that often only
basic functions
such as viewing Word documents are needed. Do you need
collaborative functions
, where several users can work on one document at the same time? Consider as well providing different solutions to different groups of users.
3. Infrastructure
Establish which infrastructure the office suite runs on. Is it a
cloud solution
that can be opened in the browser? Or do you prefer locally installed software?
Depending on the solution, further consideration of updates and software distribution matters.
4. Scalability
Check whether the office solution is
scalable
as your organisation grows. You should make sure your requirements will still be met in future.
Can the licences be extended without trouble? Can that be managed independently, or do you have to contact support every time?
5. Interplay with your primary software
How your office solution works together with your practice or hospital information system can matter, because not every primary system has one built in. Clarify the requirements with your vendor.
6. Interoperability
Interoperability matters for office suites so that documents, spreadsheets and presentations can be opened, edited and exchanged correctly regardless of the vendor. It prevents
lock-in effects
, makes collaboration between organisations easier and ensures data stays accessible in the long term. Particularly useful here are open, established formats such as
ODF (OpenDocument) and PDF/A
, along with the widespread
DOCX, XLSX and PPTX
, which make reliable and durable data exchange possible.
7. Onboarding and support
Is the solution you choose self-explanatory, or is training necessary?
Is it necessary to carry out local installations or to distribute the software? Who performs those installations and configurations? What does that cost?
Examine the software's support options, in terms of response time, hours of availability and cost.
8. Updates, maintenance and outages
Find out about the cost and the schedule of
software updates
and maintenance services. Are software updates included in the price or do they have to be paid for separately? Are
interruptions to operation
to be expected during updates?
Ask about outages and how resilient the solution you choose actually is. System outages can restrict your operation considerably and in the worst case can put patients at risk.
9. Data security and compliance
Make sure the software meets the data protection rules and security standards required for health data in your country. Check in particular whether the data is encrypted in transit and at rest, whether it is transmitted securely and where it is stored. Establish as well which data is left behind on the end device and whether “
zero footprint
” is part of the concept.
10. References and ratings
Read ratings from users of the software. Ask for references and speak directly with other users about their experience. Sometimes personal advice is the right route as well.
11. Requirements specific to your country
Consider local software. That way you make sure the statutory requirements and standards applicable in your country are met. In particular,
data protection laws
are not uniform internationally. The new Swiss Data Protection Act has fortunately been aligned with the European GDPR. Outside the EU, however, the legal position can differ considerably, which makes the corresponding solutions carry significant risk.
12. Long-term cost-benefit analysis
Carry out a cost-benefit analysis to make sure the software supports the
profitability
of your practice.
If your software supports the efficiency of your practice better than the alternative, then in most cases the additional cost will pay for itself quickly.